SFA とは？基本機能や CRM ・ MA との違い、選び方まで解説

SFA とは Sals Force Automation の略で、営業支援システムのことを意味しています。

顧客及び取引情報の管理・共有やワークフローの自動化など営業活動を支援する機能があります。

SFA を活用することで、生産性の向上や営業活動の効率化や可視化というような効果が期待できます。

SFA には、「顧客情報管理」や「リード管理」など CRM や MA と類似する機能も多くありますが、それらを活用する目的や期待する効果はそれぞれ異なります。

そのため、SFA 導入を検討する際には CRM や MA との違いを理解した上で、課題や目的にあったものを選ぶ必要があります。

本記事では、SFA の機能や効果から CRM や MA との比較、SFA を導入する際のポイントや注意点について解説します。

SFA・CRM などの営業ツールをうまく活用できる組織の作り方については、以下にまとめておりますのでぜひこちらもご利用ください。

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SFA でできる生産性の向上や営業活動の効率化・可視化?

SFA で期待できる効果

SFA を正しく活用することで期待される効果は多岐に渡りますが、今回は3つの効果について解説します。

生産性の向上

SFA ではデータ入力やタスク管理など手動で行っていた業務を自動化することができます。これにより、営業担当者は時間と労力を戦略作成や既存顧客との関係維持などに集中させることができます。これは、営業担当者のパフォーマンス向上に繋がり、綿密な戦略を立案したり、顧客満足度を向上させることが可能です。

営業活動の効率化

営業電話や営業メールなどの業務の自動化や、顧客の連絡先、取引履歴などの情報の一元化と共有により、従来営業活動にかかっていた時間や手間を省くことができます。営業プロセスの一部を自動化することで、より一貫していて迅速な顧客対応が可能になり、顧客満足度の向上にも繋がります。

営業活動の可視化

営業活動の進捗や顧客との取引情報だけではなく、成約率や受注率などのデータも一元化し、社内全体で共有することで全ての社員が情報にアクセスできます。情報の可視化により、業務連携を可能にし、さらなる効率化や情報共有不足によるミスの削減に繋がります。

SFA の基本機能

SFA の営業シーンごとの機能

SFA には様々な機能があります。ここでは、4つの営業シーンごとに分けて機能について詳しく解説します。

顧客及び取引管理（案件選定フェーズ）

顧客情報や履歴の管理

顧客の連絡先の詳細、イベント履歴、過去のやり取りなどの情報を保存し、一元管理することができます。これらの情報を社内で共有することで、業務の連携やパーソナライズされたカスタマーエクスペリエンスの提供をすることができ、顧客満足度の向上に繋がります。

営業案件管理

営業活動において、問い合わせから契約までの顧客とのやり取りを可視化し、情報を適切に管理します。見える化されたパイプラインにより、トラブルが生じた際にその原因を特定し、迅速な対応を行った上で改善に繋げることができます。

リード管理（リード育成フェーズ）

有効なリードのトラッキング

見込み顧客に関する全ての情報を集約し、顧客の行動に関する情報を元に有効なリードを特定します。見込みの高い顧客のパイプラインを追跡・分析することで、効率的なマーケティングや営業施策を特定し、新たなリードの獲得に繋げることができます。

リードスコアリング

見込み顧客の属性や行動などの情報を元に、それを数値化し、顧客にパーソナライズされたマーケティング施策を打つことができます。顧客をセグメント化し、様々なモチベーションの顧客の中から、最も契約に近いリードを抽出することで、そこに集中的なアプローチを行うことができ、営業活動の生産性を向上させることができます。

ワークフローの自動化とマルチプラットフォーム（商談フェーズ）

ワークフローの設計と自動化

ワークフロー機能を使用することで、アポ獲得や契約成立などの営業活動のプロセスにおいてメール送信や担当者割り当てなどの自動化されたワークフローの設計が可能になります。ワークフローを合理化することは、業務効率化やミスの削減に繋がります。

マルチデバイス対応

スマホ 、 PC 、タブレットなど様々なデバイスに対応しているため、時間や場所に関係なく必要な情報にアクセスし、情報の入力や閲覧ができます。

ファイルの同期と共有

ファイルの共有を行うことで、全ての人がファイルにアクセスすることができ、社内での業務連携やチームでの共同作業が可能になります。必要なファイルを検索し、追跡することで、情報が変更や追加された際にはリアルタイムで通知を受け取ることもできます。

売上の予測/管理（マネジメントフェーズ）

販売予測

担当者別、期間別、集計値別などから売上予測を可視化することができます。社内で売上予測を共有することは、情報の活用や組織の意識統一にも繋がります。

さらに、多角的な基準から売上予測を見ることで、営業担当者は注力すべき顧客や案件を把握することができます。

売上管理

販売予測同様に様々な基準で売上を管理し、それをリアルタイムに共有します。売上データを元に傾向や課題を分析することで、弱点を特定した上で的確な戦略立案や顧客ニーズに沿った対応が可能になります。

SFA 機能一覧表

営業組織の新規顧客獲得から定着までの方法については以下の記事が参考になります。

あわせて読みたい：新規顧客獲得から定着までの成功メソッド〜顧客に選ばれ続ける営業組織の構築〜

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SFA と CRM の違い

SFA と類似しているツールとして CRM（顧客関係管理） が挙げられると思います。

これらは営業を支援するツールとして認識されていますが、利用の目的や機能から得られる効果などは異なるものもあります。

ここでは、具体的に SFA と CRM ではどのように違うのかについて解説していきます。

CRM  でできること

CRM は、Cusomer Relationship Manegement の略で日本語では顧客関係管理を指します。企業は顧客と見込み顧客の情報を一元管理、整理することでパーソナライズされたカスタマーエクスペリエンスを提供し、顧客との関係を強化します。この結果として、顧客満足度を維持・向上させることができます。

顧客情報管理やマーケティング施策機能、顧客満足度施策に関する機能など、顧客情報の管理と活用を目的とした機能が充実しています。

SFA と CRM の共通点

顧客情報管理

顧客の個人情報や購入履歴、過去の取引などに関する情報を一元管理し、組織全体で共有することが可能です。この情報を元にパーソナライズされたカスタマーエクスペリエンスを提供することができ、顧客満足度の上昇に繋がります。

リードの抽出・管理

全ての顧客情報の中から顧客の行動特性を理解した上でリードを抽出し、個々の見込み顧客に合わせてメールの配信などを行い成約に繋げられるように管理します。

SFA と CRM の機能比較

CRM は、顧客との関係維持、管理から顧客満足度や LTV の向上を目的としているため、より良いカスタマーエクスペリエンスを提供するための機能が充実しています。

一方で SFA は、営業の効率化や営業活動における生産性の向上を目的としているため、効果的な営業施策を打ち出したり、より多くの有効なリードを獲得するための機能が充実しています。

このように SFA と CRM では、顧客情報の管理やリード抽出など同様の機能を備えていますが、その機能を活用する目的や期待する効果は異なるものもあります。

以下の記事では、CRM およびそのデータ活用の実態や、最先端テクノロジーの概要と効用についてを解説しています。ぜひ参考にしてください。

あわせて読みたい： CRM データを最大活用する最先端テクノロジー

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SFA と MA の違い

SFA と比較される対象として CRM の他にもう一つ、MA ( Marketing Automation ) があります。これは、マーケティング支援ツールと言われ、顧客に関するマーケティング施策をサポートするものです。

ここでは、SFA と MA はどのような違いがあるのかについて解説していきます。

MA でできること

MA では、従来は手動で行っていたため多くのコストと時間がかかっていた集客や販売促進、顧客管理などの作業を自動化することができ、マーケティング活動における業務の効率化をすることができます。

さらに、顧客の個人情報の登録や Web 訪問履歴、流入経路などのリード情報を一元的に管理し、これらの情報を分類・分析することで、個々の顧客に応じたカスタマーエクスペリエンスの提供が可能になります。

SFA と MA の共通点

リードスコアリング

見込み顧客を属性や行動などで購買意欲を数値化した上で、顧客ごとのパーソナライズされた施策を打ち出すことができます。リードスコアリングによって、見込み顧客を数値化することで、マーケティングと営業の間の共通認識を持つことができ、連携を強化することに繋がります。

顧客情報の一元管理

顧客の個人情報や取引履歴などを一元管理し、それらの情報を元に顧客の興味や動向を推測することで個々の顧客にあった商品やサービスの提供が可能になります。

SFA と MA の機能比較

MAは、マーケティング業務の効率化や自動化、顧客に対してのコンテンツを最適化することが目的であるため、顧客情報の一元管理からデータを活用しマーケティング、顧客に対するアプローチの最適化のための機能が充実しています。

SFA・CRM・MA などのセールス・マーケティングオペレーションツールの特徴については以下の記事で解説していますのでぜひご覧ください。

あわせて読みたい：生産性を向上させる Sales Ops・Marketing Ops の特徴とは？ 

最適な SFA の選び方

ここでは、最適な SFA を選ぶために着目すべき3つのポイントについて解説していきます。

導入目的を明確にする

SFA を導入する際には、まず導入する目的を明確にする必要があります。現在の状況を判断するために、販売プロセスや営業チームの規模、販売チャネルなどの情報を集めます。

これらの情報から現在営業活動がどのように行われているのかや営業プロセスにおける課題などを特定、把握した上で、SFA を導入することによってどのような効果を期待しているのか、どのようなことを達成したいのかについて明確にすることが大切です。

実際に導入する際には、この導入目的を全社員に向けて説明、共有し、理解させることで、導入後に目的を持って使うことができ、業務の効率化や生産性の向上にも繋がります。

機能や特徴を知る

期待する効果や達成したい目的を明確にしたら、それらを可能にするために必要な機能は何かについて考えます。業務効率を上げるという目的であれば、ワークフローを自動化する機能、見込みの高い顧客に注力するという目的であれば、リードスコアリング機能など、目的によって必要な機能は異なります。

基本的な機能は大きく異なりませんが、SFA の製品ごとに備わっている機能に差はあるため、課題解決や目的達成ために最も必要としている機能は何かや使い方は簡単かなど、最適な SFA 導入のためには様々な基準で SFA ツールを吟味する必要があります。

価格が適切か

SFA を利用するためには、導入コンサルや設定サポートなどの初期費用（ない製品もある）と毎月発生する月額費用が必要になります。

これは製品やプランによって異なるため、必要としている機能が備わっているかどうかを確認した上で、最も最適な価格のものを選ぶ必要があります。

注意が必要な点としては、SFA を使用していく過程で追加したい機能があった場合は、カスタマイズ費用という新たなコストが発生することもあります。そのため、長期的に考えて機能と価格を洗濯することも大切です。

営業組織の課題をどのように特定、把握し、何から取り組むべきなのかについて以下の e-book にて無料で解説しておりますので、ぜひこの機会にご参考ください。

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SFA 導入時に気をつけるべきポイント

SFA を導入したものの様々な要因により、機能を活用しきれていないことがあります。

ここでは、SFA を導入する際に気をつけるべき4つのポイントについて解説していきます。

部門間で情報連携や入力ルールの相違が出てしまう

社員が SFA ツールの使い方を理解できていないと必要な情報が入力されないことや、誤った情報を入力してしまうことで、正しい情報連携を行えない場合があります。情報連携が滞ると、顧客対応ミスが発生したり、大きなトラブルの発生にもなりかねません。

そのため、SFA の使用方法を社員全員が理解できるように、SFA に関する社内セミナーや使用方法の資料作成、統一された情報入力ルールを定めることなどが必要です。

利用を定着させるのが難しい

SFA を導入したものの、社内での利用が定着せずに活用しきれないというケースもあります。この問題に対しても、SFA の利用方法を社員全員が理解するための機会や資料の作成が必要です。

さらに、SFA を導入するに当たって社員が組織が抱えている課題を認識して、解決のためにすべきことを考えた上で、SFA を利用する目的や SFA の機能を課題解決にどのように活用できるのかというところまで理解することが大切です。

SFA の機能を活用できず属人化してしまう

SFA には様々な機能があり、顧客情報や案件の一元管理など、機能の中には全ての社員が理解した上で活用できなければ効果が期待できないものもあります。

顧客や案件に関する情報の入力や共有がうまくいかずに、情報が属人化してしまっている状態ではSFAの機能を活用しきれていないということになります。

属人化により情報の共有が滞ってしまうと、「担当者不在の際に対応ができない」や「担当者によって対応が異なる」などといった顧客満足度の低下や業務効率の低下につながる問題が発生しています。

この問題を防ぐためには、情報共有が非常に重要であるため営業担当者に対して顧客情報の入力を徹底することが大切です。

無料トライアルを利用する

SFA の機能や活用方法について理解していても、実際に使用してみないとわからないことも多くあると思います。実際に使ってみた上で、機能をどのように活用するのかやツールの使いやすさ、課題や目的に最適な機能が備わっているかなどを確かめることも大切です。

SFA 製品の中には、無料トライアル期間を設けているものも多くあるため、試用した上で導入を判断することを推奨します。

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